AI tools zoals Microsoft Copilot worden steeds vaker ingezet op de werkvloer, maar de manier waarop je ze implementeert verschilt sterk. Waar ChatGPT vaak als losse tool naast bestaande systemen draait, is Copilot diep geïntegreerd in Microsoft 365. Wat betekent dat voor je organisatie, je IT-afdeling, en voor de dagelijkse praktijk van je medewerkers? In deze FAQ leggen we uit hoe de implementatie van beide tools verschilt op het gebied van techniek, veiligheid, governance en adoptie. Zo kun je beter bepalen welke aanpak het beste past bij jouw situatie, of hoe je ze naast elkaar inzet.
Implementatie van de AI tools Copilot en ChatGPT
AI-tools zoals ChatGPT en Microsoft Copilot lijken op elkaar, maar verschillen behoorlijk in hoe je ze implementeert binnen een organisatie. Ze draaien allebei op taalmodellen en helpen je slimmer werken, maar de manier waarop je ze invoert, integreert en begeleidt is echt anders. Hieronder leggen we het helder voor je uit.
ChatGPT: laagdrempelig starten, flexibel toepassen
ChatGPT is los van je IT-systeem te gebruiken. Je kunt het vandaag nog testen via de browser (gratis of via een betaald Plus-abonnement). Er is geen installatie nodig, geen IT-afstemming vooraf, en geen koppeling met je interne systemen. Juist daardoor is het laagdrempelig: je hebt snel resultaat, zonder technische drempels. Voor organisaties die willen ontdekken wat AI kan, is ChatGPT ideaal als eerste stap. Teams kunnen experimenteren, leren prompten en ontdekken waar de tool echt waarde toevoegt. De implementatie draait dan vooral om bewustwording, het opstellen van duidelijke richtlijnen en het begeleiden van goed gebruik. Denk aan: wat mag je wel of niet in ChatGPT zetten? Hoe gebruik je AI verantwoord in je werk? Hoe borg je veiligheid en kwaliteit?
Hulz.nl helpt organisaties met concrete scenario’s, per afdeling. Want een medewerker in communicatie gebruikt ChatGPT anders dan iemand in operations, HR of finance. Door dat helder te maken, voorkom je dat AI blijft hangen in losse experimenten, en maak je er een betrouwbare werkwijze van.
Copilot: ingebouwd, maar met meer IT-afstemming
Copilot werkt binnen Microsoft 365. Het is dus geen losse tool, maar een uitbreiding op programma’s die je al gebruikt: Outlook, Word, Excel, Teams. Daardoor komt het dichter op je dagelijkse werkproces te zitten, maar het vraagt ook meer voorbereiding aan de achterkant. Een succesvolle Copilot implementatie betekent meestal dat je eerst afstemt met IT over zaken als:
- Licentiebeheer: wie krijgt toegang tot Copilot?
- Tenantconfiguratie: hoe is je Microsoft 365-omgeving ingericht?
- Data-access: welke documenten en mailboxen mag Copilot doorzoeken?
Zonder die afstemming werkt Copilot technisch misschien wel, maar levert het niet de juiste informatie op of brengt het risico’s met zich mee. Daarom begeleiden wij organisaties niet alleen bij de training zelf, maar ook bij de voorbereiding (consultancy): we stellen samen met jou de functionele scenario’s op, en helpen met het opstellen van een adoptieplan per afdeling. Zo voorkom je dat Copilot ‘zomaar’ wordt aangezet, en zorg je dat mensen weten wat ze ermee moeten doen – en wat niet.
Implementatie Copilot en ChatGPT: adoptie en werkwijze
Een belangrijk verschil tussen Copilot en ChatGPT zit in de manier waarop medewerkers ermee werken, en hoe de adoptie in de praktijk verloopt. Beide tools gebruiken dezelfde onderliggende AI-technologie, maar de interactie is anders.
ChatGPT werkt als een dialooggestuurde assistent. Je voert een opdracht (prompt) in, bijvoorbeeld “Vat dit rapport samen in bulletpoints” of “Schrijf een e-mail aan een klant over vertraging van levering”, en krijgt op basis daarvan een antwoord. Het is een open, creatieve tool die je stimuleert om zelf na te denken over de inzet: “Hoe kan ik dit proces makkelijker maken?”, “Wat wil ik dat AI voor mij doet?” Dat vraagt initiatief, experimentatie en een beetje nieuwsgierigheid. Medewerkers moeten zelf ontdekken welke taken zich goed lenen voor AI en hoe ze de juiste prompts schrijven. Dat kan even zoeken zijn, maar het biedt veel vrijheid. Het is ideaal voor teams die gewend zijn om hun werk zelf vorm te geven en ruimte hebben om te verkennen.
Copilot daarentegen is veel subtieler in de manier waarop het zich gedraagt. Het is geïntegreerd in je bestaande Microsoft 365-apps en zit dus “in de achtergrond” van wat je toch al doet. Het verschijnt als knop of suggestie in Outlook, Word, Teams of Excel en geeft proactieve voorstellen: een mailconcept op basis van eerdere communicatie, een samenvatting van een vergadering, of een analyse van een Excel-sheet. Je hoeft niet per se te bedenken wat je van Copilot wilt — het helpt je vanzelf verder. Dat maakt Copilot minder afhankelijk van creatief gebruik, en daarmee ook laagdrempeliger voor veel medewerkers. Je hoeft niet te prompten of de tool op gang te brengen: hij draait op de context waarin je werkt. Tegelijkertijd heb je iets minder invloed op de uitkomst.
De adoptie verschilt dus ook. ChatGPT vraagt meer aandacht voor vaardigheden: leren prompten, kritisch beoordelen, en verbeteren. Copilot vraagt vooral bewustzijn en uitleg: begrijpen wat de tool doet, wanneer het verschijnt, en hoe je de suggesties beoordeelt of aanpast. Voor beide AI tools is begeleiding nodig, maar in een ander tempo en op een ander vlak.
Beide AI tools implementeren? Dat kan ook
Steeds meer organisaties kiezen er bewust voor om zowel Copilot als ChatGPT in te zetten, elk op een manier die past bij hun sterktes. Ze vullen elkaar namelijk uitstekend aan. Waar Copilot naadloos meedraait in je Microsoft 365-omgeving en bestaande processen ondersteunt, biedt ChatGPT meer vrijheid, creativiteit en flexibiliteit voor taken buiten de standaardsoftware. De kunst zit niet in kiezen tussen de twee, maar in het slim combineren met duidelijke afspraken, passende training en goede begeleiding. Bekijk de Microsoft 365 Copilot training voor teams.
Een goed AI beleid is onmisbaar
Om beide tools goed te laten samenwerken, is afstemming nodig. Je wilt niet dat iedereen op eigen houtje met AI aan de slag gaat, zonder structuur of kaders. Daarom helpen wij organisaties met het opzetten van een duidelijke aanpak:
- Wie mag wat, waar en wanneer?
- Welke tool gebruik je waarvoor?
- Wat zijn veilige en effectieve voorbeelden per afdeling?
- Hoe richt je je prompts in?
Onze rol stopt niet bij een eerste training. We begeleiden organisaties bij het hele traject: van kennismaking tot adoptieplan. We helpen bij technische keuzes (zoals licenties, toegang en IT-beheer), stellen richtlijnen op voor veilig gebruik, en bieden voorbeeldprompts die passen bij jullie werkpraktijk. Ook na de implementatie blijven we bereikbaar; voor vragen, verdieping of bijscholing (AI Elearning).
Waarom kiezen voor AI trainingen van Hulz:
✓ Erkende AI Opleider
✓ 105+ organisaties getraind
✓ 3.000+ medewerkers per jaar
✓ 4,9 uit 100+ reviews
